Gruppen

Gruppen bündeln Mailboxen. Alles, was an einer Gruppe eingestellt ist, gilt für alle Mitglieder:

Funktion	Mitglieder erhalten
Gruppenadresse	Mails an die Gruppenadresse gehen an alle Mitglieder
Senden als	Mitglieder dürfen als andere Adressen senden
Postfachzugriff	Mitglieder öffnen andere Mailboxen in ihrem Mailprogramm
Kalender und Adressbücher	Mitglieder erhalten Zugriff auf SOGo-Kalender und -Adressbücher anderer Mailboxen
Mailbox-Template	Die Einstellungen einer Mailbox-Vorlage

Gruppen werden in mailcow gepflegt oder aus Keycloak bzw. LDAP/Active Directory synchronisiert, siehe Identity Provider Synchronisation.

Gruppe anlegen¶

Unter E-Mail > Konfiguration > Gruppen auf Gruppe hinzufügen klicken. Später geändert wird eine Gruppe über Bearbeiten in der Liste.

Domain: Die Domain, zu der die Gruppe gehört. Lässt sich später nicht ändern.
Name: Eindeutig innerhalb der Domain.
Beschreibung: Optional, erscheint in der Gruppenliste unter dem Namen.
Gruppenadresse: Optional, siehe Gruppenadresse.
Mitglieder: Die Mailboxen der Gruppe. Nur normale Mailboxen können Mitglied sein, Ressourcen nicht.
Senden als: Adressen, als die die Mitglieder senden dürfen, siehe Senden als.
Postfachzugriff, Kalender und Adressbücher: Freigaben, siehe Freigaben.
Mailbox-Template, Priorität: Nur für Administratoren, siehe Mailbox-Template.
Aktiv: Eine inaktive Gruppe behält ihre Einstellungen, ihre Mitglieder verlieren aber alles, was sie über die Gruppe erhalten haben.

Gruppenadresse (Verteiler)¶

Hat eine Gruppe eine Adresse, legt mailcow dafür einen Alias an, der an alle Mitglieder zustellt, und hält ihn aktuell. Der Alias erscheint in der Alias-Liste mit Wird von Gruppe ... verwaltet und lässt sich nur über die Gruppe ändern.

Die Adresse muss zur Domain der Gruppe gehören, Adressen von Alias-Domains sind nicht möglich. Sie darf noch nicht von einer Mailbox oder einem Alias belegt sein und zählt zum Alias-Limit der Domain (Max. mögliche Aliasse). Solange die Gruppe inaktiv ist oder keine Mitglieder hat, werden Mails an die Adresse abgelehnt, die Adresse bleibt aber für die Gruppe reserviert.

Mitglieder dürfen als Gruppenadresse senden: Mitglieder können die Gruppenadresse als Absender verwenden.
Gruppenadresse in SOGo als Identität anzeigen: Mitglieder können die Adresse in SOGo als Absender auswählen (setzt die Option darüber voraus).
Nur Mails von Absendern der Domain annehmen: Mails externer Absender an die Gruppenadresse werden abgelehnt.

Große Gruppen

Postfix stellt Mails an eine einzelne Adresse an höchstens 1000 Empfänger zu (virtual_alias_expansion_limit). mailcow zeigt eine Warnung, wenn eine Gruppe mit Adresse mehr Mitglieder hat.

Senden als¶

Eine Adresse pro Zeile: eine Mailbox, ein Alias oder @example.org für alle Adressen einer Domain. Solange die Gruppe aktiv ist, darf jedes Mitglied als diese Adressen senden.

SOGo bietet diese Adressen nicht automatisch an. Mitglieder legen sie selbst als Identität in SOGo oder in ihrem Mailprogramm an. Nur die Gruppenadresse wird in SOGo automatisch zur Identität, siehe Gruppenadresse.

Die Bearbeiten-Seite einer Mailbox zeigt diese Adressen unter Darf senden als (über Gruppen). Ändern lassen sie sich nur in der Gruppe.

Tipp

Damit ein Team als info@example.org senden kann: das Team als Mitglieder aufnehmen, info@example.org unter Senden als eintragen und der Gruppe Zugriff auf die Mailbox geben (siehe Freigaben).

Mailbox-Template¶

Administratoren können einer Gruppe eine Mailbox-Vorlage zuweisen. mailcow wendet sie auf alle Mitglieder an:

Ist eine Mailbox in mehreren Gruppen, gilt die Vorlage der aktiven Gruppe mit der höchsten Priorität. Bei gleicher Priorität gewinnt die Gruppe mit der niedrigsten ID.
Die Vorlage wird angewendet, wenn sich die wirksame Vorlage einer Mailbox ändert, zum Beispiel beim Eintritt in eine Gruppe. Wird eine Vorlage bearbeitet, wird sie erneut auf alle Mitglieder angewendet, für die sie die wirksame Vorlage ist. Template erneut auf alle Mitglieder anwenden wendet sie gezielt erneut an.
Verlässt ein Mitglied die Gruppe, behält es die Einstellungen der Vorlage. Gilt jetzt die Vorlage einer anderen Gruppe, wendet mailcow diese an.
Mailboxen mit der Authentifizierungsquelle mailcow behalten manuelle Änderungen, bis die Vorlage erneut angewendet wird.
Mailboxen aus einem Identity Provider erhalten die Vorlage der Gruppe statt der Vorlage aus dem Attribut Mapping. mailcow wendet ihre Vorlage bei jeder Anmeldung und jeder Vollsynchronisation erneut an, manuelle Änderungen werden dabei überschrieben. Verlässt eine solche Mailbox alle Gruppen, erhält sie wieder die Vorlage aus dem Attribut Mapping. Siehe Vorlagen.

Freigaben¶

Freigaben geben den Mitgliedern Zugriff auf Ordner anderer Mailboxen. mailcow setzt sie sofort. Ein Hintergrundjob prüft sie alle 15 Minuten, setzt fehlgeschlagene Freigaben erneut und stellt Freigaben wieder her, die außerhalb der Gruppe geändert oder entfernt wurden. Besitzer können Ordner weiterhin in SOGo oder ihrem Mailprogramm mit einzelnen Benutzern teilen.

Postfachzugriff (IMAP)¶

Eine Mailbox und die Rechte der Mitglieder auswählen:

Recht	Mitglieder können
Lesen	Mails lesen und als gelesen markieren
Schreiben	zusätzlich Ordner anlegen, Mails ablegen, verschieben und löschen
Vollzugriff	zusätzlich Ordner löschen

Mitglieder finden die Mailbox in ihrem Mailprogramm unter Shared/<Mailbox>/, z. B. Shared/info@example.org/INBOX.

Abonnieren: Abonniert die Ordner der Mailbox innerhalb einer Minute bei jedem Mitglied, damit Mailprogramme sie anzeigen. Das geschieht einmalig: Wer einen Ordner abbestellt, behält das so.
Neue Unterordner erhalten die Freigabe sofort, neue Ordner auf oberster Ebene innerhalb von 15 Minuten.
Mitglieder, die die Gruppe verlassen, verlieren den Zugriff mit ihrer nächsten Verbindung. Ordner, die mailcow für sie abonniert hat, werden innerhalb einer Minute abbestellt, außer eine andere Gruppe gibt ihnen Zugriff auf dieselbe Mailbox.

Kalender und Adressbücher (SOGo)¶

Eine Mailbox, den Typ (Kalender oder Adressbuch) und den Zugriff auswählen:

Zugriff	Kalender	Adressbuch
Lesen	Termine ansehen	Kontakte ansehen
Schreiben	zusätzlich Termine anlegen, ändern und löschen	zusätzlich Kontakte anlegen, ändern und löschen

Private Termine zeigen nur Datum und Uhrzeit.

Ordner: personal ist der Standardkalender bzw. das Standardadressbuch der Mailbox. Für andere Ordner die Ordner-ID eintragen, also den letzten Teil des CalDAV- bzw. CardDAV-Links in den Ordnereigenschaften in SOGo.
Abonnieren: Fügt den Ordner innerhalb einer Minute bei jedem Mitglied in SOGo hinzu. Das geschieht einmalig: Wer ihn entfernt, bekommt ihn nicht erneut. Ohne diese Option abonnieren die Mitglieder den Ordner selbst in SOGo. Wer den Zugriff verliert, wird innerhalb einer Minute abgemeldet, außer eine andere Gruppe gibt denselben Ordner frei.
Status Ausstehend: Der Ordner existiert noch nicht. Für personal legt mailcow den Ordner einer aktiven Mailbox selbst an, z. B. bei einem geteilten Postfach, das SOGo nie geöffnet hat. Andere Ordner-IDs bleiben ausstehend, bis der Ordner existiert, danach wird die Freigabe innerhalb von 15 Minuten aktiv.

Mit SKIP_SOGO=y in der mailcow.conf sind dieser Abschnitt und die Option Gruppenadresse in SOGo als Identität anzeigen ausgeblendet.

Geteilte Postfächer¶

Ein geteiltes Postfach ist eine Team-Mailbox wie info@example.org ohne eigenen Login.

Die Mailbox unter E-Mail > Konfiguration > Mailboxen anlegen und Geteiltes Postfach aktivieren. Mit der Authentifizierungsquelle mailcow ist kein Passwort nötig.
Eine Gruppe für das Team anlegen, ihr Postfachzugriff auf das geteilte Postfach geben und dessen Adresse unter Senden als eintragen.
Optional den Kalender oder das Adressbuch unter Kalender und Adressbücher freigeben.

Ein geteiltes Postfach empfängt Mails wie gewohnt, aber niemand kann sich damit anmelden: IMAP, POP3, SMTP, SOGo, ActiveSync, App-Passwörter und die mailcow UI sind gesperrt. Eine Anmeldung mit richtigem Passwort wird als Login denied protokolliert und zählt für Netfilter nicht als Fehlversuch, siehe Was als Fehlversuch zählt.

Löschen und Umbenennen¶

Gruppen folgen Änderungen an Mailboxen, Aliassen und Domains:

Wird eine Mailbox gelöscht, entfernt mailcow ihre Mitgliedschaften, die Freigaben ihrer Ordner und Senden-als-Einträge mit ihrer Adresse.
Wird eine Mailbox umbenannt, folgen Mitgliedschaften, Freigaben und Senden-als-Einträge der neuen Adresse.
Wird ein Alias gelöscht, verschwindet seine Adresse aus Senden als. Wird er umbenannt, folgen die Senden-als-Einträge.
Wird eine Domain gelöscht, werden ihre Gruppen gelöscht und Senden-als-Einträge mit Adressen der Domain entfernt. Wird eine Alias-Domain gelöscht, werden Senden-als-Einträge mit ihren Adressen entfernt.
Wird eine Mailbox-Vorlage gelöscht, verlieren die Gruppen diese Vorlage. Die Mitglieder behalten ihre Einstellungen.

Berechtigungen¶

Administratoren verwalten alle Gruppen.
Domain-Administratoren verwalten die Gruppen ihrer Domains, wenn ihre ACL Gruppen aktiv ist (Standard):
- Mitglieder können aus allen Domains kommen, die sie verwalten. Mitglieder aus anderen Domains stehen unter der Mitgliederliste und bleiben beim Speichern erhalten.
- Senden-als-Adressen und freigegebene Ordner müssen zu ihren Domains gehören. Hat ein Administrator Senden-als-Adressen oder Freigaben außerhalb ihrer Domains eingetragen, ist die Gruppe für sie schreibgeschützt. Das gilt auch für eine Freigabe, die gerade entfernt wird.
- Template, Priorität und die Verknüpfung mit einer IdP-Gruppe sind Administratoren vorbehalten.
- Ändert sich durch die Änderung eines Domain-Administrators die wirksame Vorlage von Mitgliedern (z. B. durch Deaktivieren der Gruppe), wendet mailcow sie nur auf Mailboxen in dessen Domains an. Andere Mitglieder erhalten sie über Template erneut auf alle Mitglieder anwenden oder bei ihrer nächsten IdP-Anmeldung.
- Auf der Bearbeiten-Seite einer Mailbox sehen sie nur die Gruppen ihrer Domains.
Mailbox-Benutzer sehen ihre Gruppen auf ihrer Benutzerseite.
Mitglieder, die aus einem Identity Provider synchronisiert werden, sind mit IdP markiert und nur dort änderbar.

Einschränkungen¶

Gruppen können keine anderen Gruppen enthalten. Verschachtelte Gruppen aus Active Directory löst der LDAP-Gruppen-Sync auf.
„Senden im Auftrag von“ wird nicht unterstützt, Mitglieder senden als die Adresse.

Fehlersuche¶

Freigaben mit dem Status Fehlgeschlagen werden alle 15 Minuten erneut versucht. Das Log steht unter System > Information > Protokolle > Crontasks (Task Group Shares).
Die IMAP-Rechte einer Mailbox lassen sich im Dovecot-Container prüfen. Gruppenfreigaben erscheinen als group=mcg_<Gruppen-ID>:

docker compose (Plugin)docker-compose (Standalone)

docker compose exec dovecot-mailcow doveadm acl get -u info@example.org INBOX

docker-compose exec dovecot-mailcow doveadm acl get -u info@example.org INBOX